Εισαγωγή
Καλώς ήρθατε στο The Vault. Το The Vault είναι μια πλατφόρμα λογισμικού που λειτουργεί η Tria Software Limited, εταιρεία συσταθείσα στην Κύπρο με αριθμό εγγραφής HE422111 και έδρα στη διεύθυνση Arch. Makariou III & Markou Drakou, 66-68, Mesa Geitonia, 4003, Λεμεσός, Κύπρος, που δραστηριοποιείται υπό το εμπορικό σήμα «The Vault» («The Vault», «εμείς», «εμάς» ή «μας»). Η Tria Software Limited είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας που ευθύνεται για τα προσωπικά σας δεδομένα. Σεβόμαστε το απόρρητό σας και είμαστε αφοσιωμένοι στη διαφύλαξη των προσωπικών σας πληροφοριών.
Η παρούσα Δήλωση Απορρήτου εξηγεί πώς το The Vault συλλέγει, χρησιμοποιεί, αποθηκεύει, επεξεργάζεται και κοινοποιεί τα προσωπικά σας δεδομένα όταν επισκέπτεστε τον ιστότοπό μας ή χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα λογισμικού The Vault, είτε παρέχεται ως φιλοξενούμενη εφαρμογή web software-as-a-service («SaaS») είτε αναπτύσσεται στο δικό σας περιβάλλον. Περιγράφει επίσης τα δικαιώματά σας βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας προστασίας δεδομένων και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε.
Η Tria Software Limited είναι εταιρεία λογισμικού και δεν παρέχει υπηρεσίες κρυπτοστοιχείων. Οι υπηρεσίες κρυπτοστοιχείων παρέχονται από ξεχωριστά ρυθμιζόμενες οντότητες υπό το εμπορικό σήμα The Vault, οι οποίες επεξεργάζονται τα προσωπικά σας δεδομένα σε σχέση με τις υπηρεσίες αυτές και είναι οι υπεύθυνοι επεξεργασίας των δεδομένων αυτών.
Η παρούσα Δήλωση Απορρήτου ισχύει για τους επισκέπτες του ιστότοπού μας, για μεμονωμένους πελάτες που εγγράφονται στην πλατφόρμα The Vault, και για τους υπαλλήλους, στελέχη, εργολάβους και άλλους εξουσιοδοτημένους χρήστες των εταιρικών μας πελατών στους οποίους παρέχεται πρόσβαση στην πλατφόρμα.
Η παρούσα Δήλωση Απορρήτου έχει συνταχθεί σύμφωνα με:
- τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων της ΕΕ (Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679) (τον «GDPR»)· και
- άλλους ισχύοντες νόμους προστασίας δεδομένων και απορρήτου.
Παρακαλούμε διαβάστε προσεκτικά την παρούσα Δήλωση Απορρήτου. Χρησιμοποιώντας τον ιστότοπό μας, την πλατφόρμα ή τις υπηρεσίες του The Vault, αναγνωρίζετε ότι έχετε διαβάσει και κατανοήσει πώς χειριζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα.
01. Ποιοι είμαστε
Η Tria Software Limited, που δραστηριοποιείται ως The Vault, είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας που ευθύνεται για τα προσωπικά σας δεδομένα. Το The Vault καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα επεξεργασίας των προσωπικών σας πληροφοριών και είναι υπόλογο για τη διασφάλιση ότι η επεξεργασία διενεργείται νόμιμα, δίκαια και με διαφάνεια.
- Οντότητα
- Tria Software Limited
- Εγγεγραμμένη διεύθυνση
- Arch. Makariou III & Markou Drakou, 66-68, Mesa Geitonia, 4003, Λεμεσός, Κύπρος
- Αριθμός εγγραφής εταιρείας
- HE422111
- Email επικοινωνίας απορρήτου
- privacy@thevault.inc
Αν έχετε οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με την παρούσα Δήλωση Απορρήτου ή τις πρακτικές δεδομένων του The Vault, επικοινωνήστε μαζί μας χρησιμοποιώντας τα στοιχεία της Ενότητας 11.
Ο ρόλος μας: υπεύθυνος και εκτελών την επεξεργασία
Ανάλογα με τα προσωπικά δεδομένα, το The Vault ενεργεί είτε ως υπεύθυνος επεξεργασίας είτε ως εκτελών την επεξεργασία.
Το The Vault είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που αφορούν: επισκέπτες του ιστότοπού μας· μεμονωμένους πελάτες που εγγράφονται στην πλατφόρμα στο δικό τους όνομα· τους εξουσιοδοτημένους χρήστες, διαχειριστές και πρόσωπα επικοινωνίας των εταιρικών μας πελατών· και τους εκπροσώπους των προμηθευτών και εταίρων μας. Η παρούσα Δήλωση Απορρήτου διέπει αυτή την επεξεργασία.
Το The Vault ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία όσον αφορά το περιεχόμενο που ένας εταιρικός πελάτης αποθηκεύει ή δημιουργεί εντός της δικής του παρουσίας της πλατφόρμας, συμπεριλαμβανομένων προσωπικών δεδομένων που αφορούν τους δικούς του πελάτες. Στην περίπτωση αυτή ο πελάτης είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας, επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα μόνο βάσει των τεκμηριωμένων εντολών του πελάτη υπό γραπτή σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων, και δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα αυτά για δικούς μας σκοπούς. Αν είστε πελάτης ενός από τους πελάτες μας, απευθύνετε κάθε αίτημα απορρήτου σε εκείνον τον πελάτη, ο οποίος ευθύνεται να σας απαντήσει· αν επικοινωνήσετε μαζί μας, θα προωθήσουμε το αίτημά σας στον σχετικό πελάτη.
Όπου η πλατφόρμα αναπτύσσεται on-premises στη δική του υποδομή ενός πελάτη, το The Vault δεν έχει πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα που κρατούνται σε αυτή την ανάπτυξη, εκτός από τον περιορισμένο βαθμό, και για την περιορισμένη διάρκεια, που ο πελάτης μας παραχωρεί πρόσβαση για σκοπούς υποστήριξης ή συντήρησης.
02. Προσωπικά δεδομένα που συλλέγουμε
Το The Vault ενδέχεται να συλλέγει, χρησιμοποιεί, αποθηκεύει και επεξεργάζεται τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων, ανάλογα με το πώς αλληλεπιδράτε με τον ιστότοπο, την πλατφόρμα και τις υπηρεσίες μας:
- Δεδομένα Ταυτότητας
- Όνομα, επώνυμο, όνομα χρήστη, θέση εργασίας και εργοδότη, και, όπου απαιτείται για δέουσα επιμέλεια πελατών ή έλεγχο κυρώσεων, ημερομηνία γέννησης και έγγραφα ταυτοποίησης εκδοθέντα από αρχή.
- Δεδομένα Επικοινωνίας
- Διεύθυνση email, αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση χρέωσης, διεύθυνση αλληλογραφίας.
- Δεδομένα Λογαριασμού και Διαπιστευτηρίων
- Αναγνωριστικά λογαριασμού, hashed κωδικοί πρόσβασης, δεδομένα εγγραφής ελέγχου ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων, κλειδιά και τόκενς API, ρόλοι χρήστη, δικαιώματα και δικαιώματα έγκρισης που έχουν διαμορφωθεί για εσάς εντός της πλατφόρμας.
- Δεδομένα Πελάτη και Σύμβασης
- Όπου συμβάλλεστε μαζί μας, ως ή για λογαριασμό νομικού προσώπου: επωνυμία εταιρείας, αριθμός εγγραφής, εγγεγραμμένη διεύθυνση, αριθμός ΦΠΑ, και τα ονόματα, ρόλοι και στοιχεία επικοινωνίας διευθυντών, εξουσιοδοτημένων υπογραφόντων, διαχειριστών και άλλων εκπροσώπων, μαζί με τα εταιρικά έγγραφα που τα υποστηρίζουν.
- Δεδομένα Χρέωσης και Πληρωμών
- Αρχεία συνδρομής και τιμολόγησης, αναγνωριστικά ΦΠΑ και φόρου, αναφορές πληρωμής και ιστορικό πληρωμών. Δεν συλλέγουμε ούτε αποθηκεύουμε πλήρη στοιχεία καρτών πληρωμής· οι πληρωμές με κάρτα, όπου προσφέρονται, διεκπεραιώνονται από τρίτο πάροχο πληρωμών.
- Δεδομένα Περιεχομένου Πλατφόρμας
- Δεδομένα που εσείς ή ο οργανισμός σας εισάγετε ή δημιουργείτε εντός της πλατφόρμας, συμπεριλαμβανομένων διευθύνσεων wallet, αρχείων συναλλαγών, υπολοίπων λογαριασμού, αναφορών αντισυμβαλλομένων, πολιτικών έγκρισης και μεταφορτωμένων εγγράφων. Επεξεργαζόμαστε αυτά τα δεδομένα βάσει των εντολών σας ή του οργανισμού σας προκειμένου να λειτουργήσουμε την πλατφόρμα, και όχι για δικούς μας σκοπούς.
- Τεχνικά Δεδομένα
- Διεύθυνση IP, αναγνωριστικά συσκευής, τύπος και έκδοση προγράμματος περιήγησης, λειτουργικό σύστημα, χρονοσημάνσεις σύνδεσης, αναγνωριστικά συνεδρίας.
- Δεδομένα Χρήσης
- Σελίδες που επισκεφθήκατε, λειτουργίες στις οποίες αποκτήσατε πρόσβαση, αρχεία καταγραφής αλληλεπίδρασης, δεδομένα click-stream, χρόνος παραμονής στον ιστότοπο και την πλατφόρμα.
- Δεδομένα Ασφάλειας και Ελέγχου
- Αμετάβλητα αρχεία ίχνους ελέγχου των ενεργειών εντός της πλατφόρμας, συμπεριλαμβανομένου του ποιος εκκίνησε, ενέκρινε ή απέρριψε μια πράξη και πότε· γεγονότα ελέγχου ταυτότητας και εξουσιοδότησης· και αρχεία συμβάντων ασφαλείας, ειδοποιήσεων και περιστατικών.
- Δεδομένα Δέουσας Επιμέλειας και Ελέγχου
- Πληροφορίες και έγγραφα που συλλέγονται για την επαλήθευση της ταυτότητας των πελατών μας και των εκπροσώπων τους, αποδεικτικό διεύθυνσης, και τα αποτελέσματα του ελέγχου έναντι των ισχυόντων καταλόγων κυρώσεων και περιοριστικών μέτρων.
- Δεδομένα Επικοινωνιών
- Αρχεία αλληλογραφίας, αιτημάτων υποστήριξης, παραπόνων και σχολίων που υποβάλλονται στο The Vault, συμπεριλαμβανομένων τυχόν αρχείων καταγραφής, στιγμιότυπων οθόνης ή διαγνωστικών αρχείων που μας στέλνετε προς υποστήριξη ενός αιτήματος.
Ειδικές Κατηγορίες Προσωπικών Δεδομένων. Το The Vault δεν συλλέγει ούτε επεξεργάζεται σκόπιμα ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων (όπως δεδομένα σχετικά με την υγεία, τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τις θρησκευτικές πεποιθήσεις, βιομετρικά δεδομένα ή τον γενετήσιο προσανατολισμό), εκτός αν απαιτείται αυστηρά από την ισχύουσα νομοθεσία ή ρύθμιση. Όπου η επεξεργασία αυτή είναι αναγκαία, το The Vault θα στηριχθεί σε κατάλληλη νομική βάση βάσει του Άρθρου 9 GDPR και θα σας ειδοποιήσει αναλόγως. Παρακαλούμε μη συμπεριλαμβάνετε ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων σε αιτήματα υποστήριξης ούτε να τα μεταφορτώνετε στην πλατφόρμα όπου αυτό δεν είναι αναγκαίο.
Όπου μας παρέχετε προσωπικά δεδομένα που αφορούν άλλα άτομα, για παράδειγμα συναδέλφους, διευθυντές ή πραγματικούς δικαιούχους, επιβεβαιώνετε ότι δικαιούστε να το πράξετε και ότι τα άτομα αυτά έχουν ενημερωθεί για την παρούσα Δήλωση Απορρήτου.
Ο ιστότοπός μας και η πλατφόρμα δεν απευθύνονται σε παιδιά, και δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας προσωπικά δεδομένα από άτομα κάτω των 18 ετών.
03. Νομική βάση επεξεργασίας
Το The Vault επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα μόνο όπου υπάρχει νομική βάση βάσει του Άρθρου 6 του GDPR. Ο ακόλουθος πίνακας καθορίζει τους κύριους σκοπούς για τους οποίους το The Vault επεξεργάζεται τα δεδομένα σας ως υπεύθυνος επεξεργασίας και την αντίστοιχη εφαρμοζόμενη νομική βάση:
| Σκοπός επεξεργασίας | Νομική βάση | Άρθρο GDPR |
|---|---|---|
| Εγγραφή, ένταξη και διαχείριση λογαριασμού | Εκτέλεση σύμβασης | Άρθρο 6(1)(β) |
| Παροχή, φιλοξενία, υποστήριξη και συντήρηση της πλατφόρμας | Εκτέλεση σύμβασης | Άρθρο 6(1)(β) |
| Απάντηση σε ερωτήματα, αιτήματα demo και άλλα μηνύματα που μας στέλνετε | Έννομα συμφέροντα / ενέργειες πριν τη σύναψη σύμβασης | Άρθρο 6(1)(στ) / (β) |
| Χρέωση, τιμολόγηση, είσπραξη και τήρηση λογιστικών αρχείων | Εκτέλεση σύμβασης / νομική υποχρέωση | Άρθρο 6(1)(β) / (γ) |
| Δέουσα επιμέλεια πελατών και έλεγχος έναντι κυρώσεων και περιοριστικών μέτρων | Νομική υποχρέωση | Άρθρο 6(1)(γ) |
| Συμμόρφωση με ρυθμιστικές υποχρεώσεις και υποχρεώσεις αναφοράς | Νομική υποχρέωση | Άρθρο 6(1)(γ) |
| Ανίχνευση, διερεύνηση και πρόληψη απάτης και συμβάντων ασφαλείας | Έννομα συμφέροντα | Άρθρο 6(1)(στ) |
| Διατήρηση αρχείων ελέγχου ταυτότητας, ελέγχου πρόσβασης και ίχνους ελέγχου της πλατφόρμας | Έννομα συμφέροντα / εκτέλεση σύμβασης | Άρθρο 6(1)(στ) / (β) |
| Βελτίωση και συντήρηση του ιστότοπου, της πλατφόρμας και των υπηρεσιών μας | Έννομα συμφέροντα | Άρθρο 6(1)(στ) |
| Αποστολή επικοινωνιών μάρκετινγκ και προώθησης | Συγκατάθεση | Άρθρο 6(1)(α) |
| Τοποθέτηση μη απαραίτητων cookies και παρόμοιων τεχνολογιών | Συγκατάθεση | Άρθρο 6(1)(α) |
| Απάντηση σε αιτήματα νομικών ή ρυθμιστικών αρχών | Νομική υποχρέωση | Άρθρο 6(1)(γ) |
| Θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων | Έννομα συμφέροντα | Άρθρο 6(1)(στ) |
Όπου το The Vault ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία, επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα αποκλειστικά βάσει των τεκμηριωμένων εντολών του πελάτη που είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας, όπως ορίζεται στην ισχύουσα σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων, και η νομική βάση για την επεξεργασία αυτή καθορίζεται από εκείνον τον πελάτη.
Ορισμένα προσωπικά δεδομένα απαιτούνται από τον νόμο, τη ρύθμιση ή τη σύμβαση προκειμένου το The Vault να παρέχει τις υπηρεσίες του, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών επαλήθευσης ταυτότητας και ελέγχου κυρώσεων. Η μη παροχή τέτοιων δεδομένων μπορεί να εμποδίσει το The Vault από τη σύναψη ή διατήρηση επιχειρηματικής σχέσης μαζί σας ή από την παροχή πρόσβασης στην πλατφόρμα.
Το The Vault δεν λαμβάνει αποφάσεις που παράγουν έννομα αποτελέσματα που σας αφορούν, ή που σας επηρεάζουν σημαντικά με παρόμοιο τρόπο, βασιζόμενες αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία, και δεν καταρτίζει προφίλ των χρηστών της πλατφόρμας. Όπου η πλατφόρμα εφαρμόζει κανόνες έγκρισης, ορίων ή πολιτικής σε μια πράξη, οι κανόνες αυτοί διαμορφώνονται και ελέγχονται από εσάς ή τον οργανισμό σας, όχι από το The Vault.
Όπου το The Vault στηρίζεται στα έννομα συμφέροντα ως νομική του βάση, έχουμε διενεργήσει αξιολόγηση εννόμων συμφερόντων και είμαστε ικανοποιημένοι ότι τα συμφέροντά μας δεν υπερισχύουν των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών σας. Τα έννομα συμφέροντα που επιδιώκει το The Vault περιλαμβάνουν τη διατήρηση της ασφάλειας της πλατφόρμας, την πρόληψη της απάτης, τη βελτίωση των υπηρεσιών, την προστασία των επιχειρηματικών λειτουργιών και τη διασφάλιση της ακεραιότητας της πλατφόρμας, την απάντηση σε ερωτήματα για τα προϊόντα μας, και τη διατήρηση αξιόπιστου αρχείου του ποιος έκανε τι εντός της πλατφόρμας.
Όπου το The Vault στηρίζεται στη συγκατάθεσή σας, μπορείτε να την ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή χωρίς να επηρεαστεί η νομιμότητα της επεξεργασίας που διενεργήθηκε πριν την ανάκληση. Δείτε την Ενότητα 9 για το πώς να ασκήσετε αυτό το δικαίωμα.
04. Πώς χρησιμοποιούμε τα προσωπικά σας δεδομένα
Το The Vault χρησιμοποιεί τα προσωπικά σας δεδομένα για να παρέχει, να συντηρεί και να βελτιώνει τον ιστότοπο, την πλατφόρμα και τις υπηρεσίες του. Ειδικότερα, το The Vault επεξεργάζεται τα δεδομένα σας για να:
- δημιουργεί, επαληθεύει και διαχειρίζεται τον λογαριασμό σας και τα δικαιώματα πρόσβασής σας εντός της πλατφόρμας·
- φιλοξενεί, λειτουργεί, παρακολουθεί και υποστηρίζει την εφαρμογή web SaaS και παρέχει συντήρηση, ενημερώσεις και τεχνική υποστήριξη·
- απαντά σε ερωτήματα, αιτήματα demo, προτάσεις συνεργασίας και αιτήσεις εργασίας που υποβάλλονται μέσω του ιστότοπου·
- διενεργεί δέουσα επιμέλεια πελατών και ελέγχει πελάτες και εκπροσώπους τους έναντι ισχυόντων καταλόγων κυρώσεων και περιοριστικών μέτρων·
- εκδίδει τιμολόγια, εισπράττει πληρωμές και τηρεί τα λογιστικά και φορολογικά αρχεία που απαιτούνται από εμάς·
- ανιχνεύει, προλαμβάνει, διερευνά και αναφέρει απάτη, μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, κατάχρηση της πλατφόρμας και συμβάντα ασφαλείας, και να διατηρεί αρχεία ίχνους ελέγχου και ασφαλείας·
- παρέχει υποστήριξη πελατών και απαντά στα ερωτήματα ή παράπονά σας·
- σας αποστέλλει επικοινωνίες σχετικές με την υπηρεσία, ειδοποιήσεις ασφαλείας και ειδοποιήσεις λογαριασμού, συμπεριλαμβανομένων ειδοποιήσεων προγραμματισμένης συντήρησης, εκδόσεων και λήξης υποστήριξης·
- σας αποστέλλει επικοινωνίες μάρκετινγκ για τα προϊόντα και τις λειτουργίες του The Vault, όπου έχετε δώσει συγκατάθεση ή όπου επιτρέπεται από τον νόμο·
- αναλύει τη χρήση και την απόδοση της πλατφόρμας για να βελτιώνει τις λειτουργίες και την εμπειρία χρήστη·
- συμμορφώνεται με τους ισχύοντες νόμους, ρυθμίσεις και δεσμευτικές οδηγίες αρμόδιων αρχών· και
- επιβάλλει τους όρους υπηρεσίας, τους όρους άδειας, τις πολιτικές και τις νομικές μας συμφωνίες, και να θεμελιώνει, ασκεί ή υπερασπίζεται νομικές αξιώσεις.
Το The Vault δεν θα χρησιμοποιήσει τα προσωπικά σας δεδομένα για οποιονδήποτε σκοπό ασυμβίβαστο με τους σκοπούς της παρούσας Δήλωσης Απορρήτου χωρίς να σας ειδοποιήσει εκ των προτέρων και, όπου απαιτείται, να λάβει τη συγκατάθεσή σας.
Δεν χρησιμοποιούμε Δεδομένα Περιεχομένου Πλατφόρμας, ούτε προσωπικά δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό πελάτη, για την εκπαίδευση μοντέλων μηχανικής μάθησης ή για την ανάπτυξη προϊόντων για άλλους πελάτες.
05. Κοινοποίηση των προσωπικών σας δεδομένων
Το The Vault δεν πουλά, ενοικιάζει ούτε ανταλλάσσει τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτους για εμπορικούς σκοπούς ή σκοπούς μάρκετινγκ.
Το The Vault ενδέχεται να κοινοποιήσει τα προσωπικά σας δεδομένα στις ακόλουθες περιορισμένες και ελεγχόμενες περιστάσεις:
Πάροχοι Υπηρεσιών
Το The Vault συνεργάζεται με προσεκτικά επιλεγμένους τρίτους παρόχους υπηρεσιών για την υποστήριξη των λειτουργιών του. Σε αυτούς περιλαμβάνονται πάροχοι υποδομής IT και φιλοξενίας cloud, υπηρεσιών επαλήθευσης ταυτότητας και ελέγχου, επεξεργασίας πληρωμών, κυβερνοασφάλειας και υποστήριξης πελατών, καθώς και εργαλείων παρακολούθησης, καταγραφής, ticketing και επικοινωνίας. Όλοι οι πάροχοι υπηρεσιών δεσμεύονται από συμβάσεις επεξεργασίας δεδομένων και υποχρεούνται να επεξεργάζονται δεδομένα μόνο βάσει των τεκμηριωμένων εντολών του The Vault και να εφαρμόζουν κατάλληλα μέτρα ασφαλείας.
Υπο-εκτελούντες την επεξεργασία
Όπου ενεργούμε ως εκτελών την επεξεργασία για πελάτη, χρησιμοποιούμε υπο-εκτελούντες την επεξεργασία μόνο όπως επιτρέπεται από την ισχύουσα σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων, τους επιβάλλουμε τις ίδιες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων και παραμένουμε υπεύθυνοι έναντι του πελάτη για την απόδοσή τους. Ένας τρέχων κατάλογος υπο-εκτελούντων, μαζί με τις τοποθεσίες φιλοξενίας που χρησιμοποιούνται, τίθεται στη διάθεση των πελατών και ενημερώνεται σύμφωνα με τη σύμβαση εκείνη.
Επαγγελματίες Σύμβουλοι
Το The Vault ενδέχεται να κοινοποιήσει δεδομένα σε δικηγόρους, ελεγκτές, λογιστές, συμβούλους συμμόρφωσης και ασφαλιστές όπου είναι αναγκαίο για την παροχή επαγγελματικών υπηρεσιών, τη ρυθμιστική συμμόρφωση ή την επίλυση διαφορών, και με ανεξάρτητους ελεγκτές που διενεργούν εξετάσεις ασφάλειας ή διασφάλισης των υπηρεσιών μας.
Ρυθμιστικές Αρχές και Αρχές Επιβολής του Νόμου
Το The Vault ενδέχεται να απαιτηθεί να αποκαλύψει τα προσωπικά σας δεδομένα σε αρμόδια ρυθμιστικά όργανα, αρχές επιβολής του νόμου, φορολογικές αρχές ή δικαστήρια όπου απαιτείται από την ισχύουσα νομοθεσία, δικαστική εντολή ή δεσμευτική ρυθμιστική οδηγία. Όπου κρατάμε τα δεδομένα ως εκτελών την επεξεργασία και μας επιτρέπεται νομικά, θα ενημερώσουμε τον σχετικό πελάτη πριν τα αποκαλύψουμε.
Μεταβιβάσεις Επιχείρησης
Σε περίπτωση συγχώνευσης, εξαγοράς, αναδιάρθρωσης ή πώλησης του συνόλου ή μέρους της επιχείρησης ή των περιουσιακών στοιχείων του The Vault, τα προσωπικά σας δεδομένα ενδέχεται να μεταβιβαστούν στη σχετική διάδοχη οντότητα. Το The Vault θα παρέχει ειδοποίηση για κάθε τέτοια μεταβίβαση και τις ισχύουσες προστασίες απορρήτου.
06. Διεθνείς μεταβιβάσεις δεδομένων
Το The Vault ενδέχεται να μεταβιβάσει τα προσωπικά σας δεδομένα σε χώρες ή εδάφη εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ) κατά την παροχή των υπηρεσιών του, κυρίως όπου οι πάροχοι υπηρεσιών μας ή μέλη των ομάδων υποστήριξης και μηχανικής μας βρίσκονται εκτός ΕΟΧ. Όπου συμβαίνουν τέτοιες μεταβιβάσεις, το The Vault διασφαλίζει ότι εφαρμόζονται κατάλληλες εγγυήσεις, συμπεριλαμβανομένων:
- Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών (SCCs) εγκεκριμένων από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή·
- μεταβιβάσεων σε χώρες που έχουν λάβει απόφαση επάρκειας από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή· ή
- άλλων νομικά αναγνωρισμένων μηχανισμών μεταβίβασης βάσει του Κεφαλαίου V του GDPR.
Οι τοποθεσίες φιλοξενίας για την πλατφόρμα SaaS συμφωνούνται με κάθε πελάτη και καθορίζονται στην ισχύουσα τεκμηρίωση υπηρεσίας. Όπου ένας πελάτης απαιτεί τα δεδομένα του να παραμείνουν εντός του ΕΟΧ, θα τα φιλοξενήσουμε αναλόγως.
Όπου οι μεταβιβάσεις διενεργούνται με χρήση Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών, μπορείτε να ζητήσετε αντίγραφο των σχετικών εγγυήσεων επικοινωνώντας με το The Vault χρησιμοποιώντας τα στοιχεία της Ενότητας 11.
07. Διατήρηση δεδομένων
Το The Vault διατηρεί τα προσωπικά σας δεδομένα μόνο για όσο διάστημα είναι αναγκαίο για την εκπλήρωση των σκοπών για τους οποίους συλλέχθηκαν, συμπεριλαμβανομένων των σκοπών ικανοποίησης τυχόν νομικών, ρυθμιστικών, φορολογικών, λογιστικών, αναφοράς και συμμόρφωσης υποχρεώσεων. Οι περίοδοι διατήρησης του The Vault καθορίζονται με βάση τη φύση των δεδομένων, τον σκοπό της επεξεργασίας και τις ισχύουσες νομικές απαιτήσεις. Οι ενδεικτικές περίοδοι διατήρησης περιλαμβάνουν:
- αρχεία δέουσας επιμέλειας πελατών και ελέγχου κυρώσεων: διατηρούνται για τη διάρκεια της επιχειρηματικής σχέσης και για έως πέντε (5) έτη μετά, ή περισσότερο όπου απαιτείται από την ισχύουσα νομοθεσία·
- πληροφορίες λογαριασμού και συμβατικά αρχεία: διατηρούνται για τη διάρκεια της σχέσης μαζί σας και για έως έξι (6) έτη μετά για νομικούς και ρυθμιστικούς σκοπούς·
- αρχεία χρέωσης, τιμολόγησης και λογιστικής: διατηρούνται για έξι (6) έτη από το τέλος του σχετικού φορολογικού έτους, όπως απαιτείται από τη φορολογική και λογιστική νομοθεσία της Κύπρου·
- αρχεία ασφαλείας και ίχνους ελέγχου που δημιουργούνται εντός της πλατφόρμας: διατηρούνται για τη διάρκεια της συνδρομής του πελάτη και για την περίοδο που συμφωνείται με εκείνον τον πελάτη μετά, και σε κάθε περίπτωση για όσο είναι αναγκαίο για έρευνες ασφαλείας, επίλυση διαφορών ή νομικές διαδικασίες·
- αλληλογραφία υποστήριξης πελατών, παράπονα και δεδομένα επικοινωνιών: διατηρούνται για έως δύο (2) έτη μετά την επίλυση του σχετικού ζητήματος·
- δεδομένα μάρκετινγκ και προώθησης: διατηρούνται έως ότου ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας, διαγραφείτε, ή μετά από είκοσι τέσσερις (24) μήνες αδράνειας, όποιο συμβεί πρώτο·
- τεχνικά αρχεία καταγραφής, αρχεία ασφαλείας και δεδομένα χρήσης της πλατφόρμας: γενικά διατηρούνται για έως δώδεκα (12) μήνες, εκτός αν μεγαλύτερη περίοδος διατήρησης είναι αναγκαία για έρευνες ασφαλείας, πρόληψη απάτης, επίλυση διαφορών ή νομικές διαδικασίες.
Τα προσωπικά δεδομένα που επεξεργαζόμαστε ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό πελάτη διατηρούνται για όσο διάστημα ορίζει εκείνος ο πελάτης. Κατά τη λήξη ή λύση της σχετικής σύμβασης θα τα διαγράψουμε ή θα τα επιστρέψουμε σύμφωνα με τις εντολές εκείνου του πελάτη, εκτός αν απαιτείται από τον νόμο να διατηρήσουμε αντίγραφο.
Σε ορισμένες περιστάσεις, το The Vault ενδέχεται να διατηρήσει προσωπικά δεδομένα για μεγαλύτερες περιόδους όπου είναι αναγκαίο για τη θεμελίωση, άσκηση ή υπεράσπιση νομικών αξιώσεων, τη συμμόρφωση με τρέχουσες έρευνες ή ρυθμιστικά αιτήματα, ή την εκπλήρωση άλλων νομικών υποχρεώσεων.
Όπου η διατήρηση δεν απαιτείται πλέον, το The Vault θα διαγράψει με ασφάλεια ή θα ανωνυμοποιήσει αμετάκλητα τα προσωπικά σας δεδομένα σύμφωνα με τις εσωτερικές του διαδικασίες διάθεσης δεδομένων. Ανωνυμοποιημένα δεδομένα που δεν μπορούν πλέον να συνδεθούν με ταυτοποιήσιμο άτομο μπορούν να διατηρηθούν επ’ αόριστον για αναλυτικούς σκοπούς.
Οι καταχωρίσεις ίχνους ελέγχου εντός της πλατφόρμας είναι σχεδιασμένες να είναι tamper-evident και δεν μπορούν να τροποποιηθούν επιλεκτικά χωρίς να διακυβευτεί η ακεραιότητα του αρχείου· όπου μια τέτοια καταχώριση περιέχει τα προσωπικά σας δεδομένα, θα εξετάσουμε αίτημα περιορισμού ή διαγραφής υπό το πρίσμα αυτού του περιορισμού και των υποχρεώσεων τήρησης αρχείων δικών μας και του πελάτη μας.
08. Ασφάλεια δεδομένων
Το The Vault εφαρμόζει αυστηρά τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας σχεδιασμένα να προστατεύουν τα προσωπικά σας δεδομένα έναντι μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, τυχαίας απώλειας, καταστροφής, αλλοίωσης ή αποκάλυψης. Τα μέτρα αυτά περιλαμβάνουν, ενδεικτικά:
- κρυπτογράφηση προσωπικών δεδομένων υπό μεταφορά (TLS/SSL) και σε ηρεμία·
- ελέγχους πρόσβασης βάσει ρόλων και αρχές πρόσβασης ελάχιστου προνομίου·
- έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων για πρόσβαση σε ευαίσθητα συστήματα·
- περιοδικές αξιολογήσεις και δοκιμές ασφαλείας, και αξιολογήσεις ευπαθειών, συμπεριλαμβανομένων ανεξάρτητου penetration testing και ελέγχου κώδικα της πλατφόρμας·
- διαχωρισμό των περιβαλλόντων των πελατών και των συστημάτων παραγωγής από τα μη παραγωγικά·
- tamper-evident καταγραφή ελέγχου προνομιακών και προς-τον-πελάτη ενεργειών·
- διαδικασίες ανίχνευσης, απόκρισης και ανάκαμψης συμβάντων· και
- συνεχή εκπαίδευση προσωπικού για τις υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων και ασφάλειας πληροφοριών.
Η πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα περιορίζεται σε εκείνους τους υπαλλήλους, αντιπροσώπους και εργολάβους του The Vault που έχουν θεμιτή επιχειρηματική ανάγκη πρόσβασης. Όλα αυτά τα πρόσωπα υπόκεινται σε υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας. Η πρόσβαση του προσωπικού μας στο περιβάλλον παραγωγής ενός πελάτη παραχωρείται μόνο όπου είναι αναγκαία για υποστήριξη ή συντήρηση, καταγράφεται, και ανακαλείται όταν δεν απαιτείται πλέον.
Σε περίπτωση παραβίασης προσωπικών δεδομένων που είναι πιθανό να προκαλέσει κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες σας, το The Vault θα ειδοποιήσει τη σχετική εποπτική αρχή εντός 72 ωρών από τη στιγμή που θα λάβει γνώση της παραβίασης, όπως απαιτείται από το Άρθρο 33 GDPR. Όπου η παραβίαση είναι πιθανό να προκαλέσει υψηλό κίνδυνο για εσάς, το The Vault θα σας ειδοποιήσει επίσης απευθείας χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση σύμφωνα με το Άρθρο 34 GDPR. Όπου λάβουμε γνώση παραβίασης που επηρεάζει προσωπικά δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό πελάτη, θα ειδοποιήσουμε εκείνον τον πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση ώστε να μπορέσει να εκπληρώσει τις δικές του υποχρεώσεις.
09. Τα δικαιώματά σας ως υποκείμενο των δεδομένων
Ως υποκείμενο των δεδομένων βάσει του GDPR, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα σε σχέση με τα προσωπικά σας δεδομένα που κρατά το The Vault ως υπεύθυνος επεξεργασίας. Τα δικαιώματα αυτά ισχύουν υπό την επιφύλαξη των ισχυουσών εξαιρέσεων και περιορισμών βάσει της νομοθεσίας προστασίας δεδομένων.
Αν τα προσωπικά σας δεδομένα κρατούνται στη δική του παρουσία της πλατφόρμας ενός πελάτη και ενεργούμε μόνο ως εκτελών την επεξεργασία, απευθύνετε το αίτημά σας σε εκείνον τον πελάτη. Αν στείλετε το αίτημα σε εμάς, θα το προωθήσουμε στον πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και θα τον υποστηρίξουμε στην απάντηση.
- Δικαίωμα Πρόσβασης (Άρθρο 15 GDPR)
- Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε επιβεβαίωση για το αν το The Vault επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα και, αν ναι, να λάβετε αντίγραφο των δεδομένων αυτών μαζί με συμπληρωματικές πληροφορίες για τον τρόπο επεξεργασίας τους. Το The Vault θα παρέχει τις πληροφορίες αυτές δωρεάν.
- Δικαίωμα Διόρθωσης (Άρθρο 16 GDPR)
- Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από το The Vault να διορθώσει τυχόν ανακριβή προσωπικά δεδομένα και να συμπληρώσει τυχόν ελλιπή δεδομένα που κρατά για εσάς χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.
- Δικαίωμα Διαγραφής / «Δικαίωμα στη Λήθη» (Άρθρο 17 GDPR)
- Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από το The Vault να διαγράψει τα προσωπικά σας δεδομένα όπου δεν είναι πλέον αναγκαία για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν, όπου έχετε ανακαλέσει τη συγκατάθεση στην οποία βασιζόταν η επεξεργασία, ή όπου η επεξεργασία είναι κατ’ άλλον τρόπο παράνομη. Το δικαίωμα αυτό υπόκειται στις νομικές υποχρεώσεις διατήρησης του The Vault και στην ακεραιότητα των αρχείων ελέγχου της πλατφόρμας.
- Δικαίωμα Περιορισμού της Επεξεργασίας (Άρθρο 18 GDPR)
- Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από το The Vault να περιορίσει την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων σε ορισμένες περιστάσεις, για παράδειγμα όπου αμφισβητείτε την ακρίβεια των δεδομένων ή όπου η επεξεργασία είναι παράνομη αλλά δεν επιθυμείτε τη διαγραφή των δεδομένων.
- Δικαίωμα στη Φορητότητα των Δεδομένων (Άρθρο 20 GDPR)
- Όπου η επεξεργασία βασίζεται στη συγκατάθεσή σας ή σε σύμβαση και διενεργείται με αυτοματοποιημένα μέσα, έχετε το δικαίωμα να λάβετε τα προσωπικά σας δεδομένα σε δομημένο, ευρέως χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανή μορφότυπο, και να τα διαβιβάσετε σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας όπου είναι τεχνικά εφικτό.
- Δικαίωμα Εναντίωσης (Άρθρο 21 GDPR)
- Έχετε το δικαίωμα να εναντιωθείτε στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων όπου το The Vault στηρίζεται στα έννομα συμφέροντα ως νομική του βάση. Έχετε επίσης απόλυτο δικαίωμα να εναντιωθείτε στην επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων για σκοπούς άμεσου μάρκετινγκ ανά πάσα στιγμή.
- Δικαίωμα Ανάκλησης Συγκατάθεσης (Άρθρο 7(3) GDPR)
- Όπου το The Vault επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα βάσει της συγκατάθεσής σας, μπορείτε να την ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή. Η ανάκληση της συγκατάθεσης δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που διενεργήθηκε πριν την ανάκληση.
Για να ασκήσετε οποιοδήποτε από τα παραπάνω δικαιώματα, υποβάλετε αίτημα στο The Vault χρησιμοποιώντας τα στοιχεία επικοινωνίας της Ενότητας 11. Το The Vault θα απαντήσει σε όλα τα έγκυρα αιτήματα εντός ενός ημερολογιακού μήνα από τη λήψη. Όπου ένα αίτημα είναι ιδιαίτερα σύνθετο ή πολυάριθμο, η περίοδος αυτή μπορεί να παραταθεί έως δύο επιπλέον μήνες, και το The Vault θα σας ειδοποιήσει για κάθε τέτοια παράταση εντός της αρχικής μηνιαίας περιόδου. Ενδέχεται να σας ζητήσουμε πληροφορίες εύλογα αναγκαίες για την επιβεβαίωση της ταυτότητάς σας πριν ενεργήσουμε βάσει ενός αιτήματος.
Έχετε επίσης το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή προστασίας δεδομένων. Η επικεφαλής εποπτική αρχή για το The Vault είναι το Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα της Κυπριακής Δημοκρατίας:
- Ιστότοπος: www.dataprotection.gov.cy
- Email: commissioner@dataprotection.gov.cy
Αν εδρεύετε σε άλλο κράτος μέλος της ΕΕ, μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία στην τοπική εθνική εποπτική αρχή προστασίας δεδομένων.
10. Cookies και τεχνολογίες παρακολούθησης
Ο ιστότοπος και η πλατφόρμα του The Vault ενδέχεται να χρησιμοποιούν cookies και παρόμοιες τεχνολογίες παρακολούθησης για την παροχή, συντήρηση και βελτίωση των υπηρεσιών του. Όπου το The Vault χρησιμοποιεί μη απαραίτητα cookies (όπως cookies ανάλυσης ή μάρκετινγκ), θα ζητήσει τη συγκατάθεσή σας πριν τα τοποθετήσει. Τα cookies που χρησιμοποιούνται εντός της πλατφόρμας περιορίζονται σε εκείνα που είναι αυστηρά αναγκαία για τον έλεγχο ταυτότητάς σας και τη διατήρηση της ασφάλειας της συνεδρίας σας.
Μπορείτε να διαχειρίζεστε τις προτιμήσεις cookies σας ανά πάσα στιγμή μέσω του εργαλείου συγκατάθεσης cookies μας ή των ρυθμίσεων του προγράμματος περιήγησής σας. Σημειώστε ότι η απενεργοποίηση ορισμένων cookies ενδέχεται να επηρεάσει τη λειτουργικότητα του ιστότοπου και της πλατφόρμας.
Πλήρης περιγραφή των cookies που χρησιμοποιεί το The Vault, των σκοπών για τους οποίους τοποθετούνται και του τρόπου διαχείρισής τους είναι διαθέσιμη στην Πολιτική Cookies μας, η οποία ενσωματώνεται στην παρούσα Δήλωση Απορρήτου διά παραπομπής.
11. Πώς να επικοινωνήσετε μαζί μας
Αν έχετε οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με την παρούσα Δήλωση Απορρήτου, επιθυμείτε να ασκήσετε οποιοδήποτε από τα δικαιώματά σας, ή θέλετε να υποβάλετε παράπονο για τον τρόπο που χειριζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα, επικοινωνήστε μαζί μας:
- Οντότητα
- Tria Software Limited
- Διεύθυνση
- Arch. Makariou III & Markou Drakou, 66-68, Mesa Geitonia, 4003, Λεμεσός, Κύπρος
- privacy@thevault.inc
Οι πελάτες με ερωτήσεις για τον ρόλο μας ως εκτελούντος την επεξεργασία, τους υπο-εκτελούντες μας ή τη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων μας θα πρέπει να επικοινωνήσουν με τον υπεύθυνο λογαριασμού τους ή να γράψουν στην ίδια διεύθυνση.
12. Αλλαγές στην παρούσα Δήλωση Απορρήτου
Το The Vault ενδέχεται να ενημερώνει την παρούσα Δήλωση Απορρήτου κατά καιρούς για να αντικατοπτρίζει αλλαγές στην ισχύουσα νομοθεσία, τη ρυθμιστική καθοδήγηση ή τις επιχειρηματικές του λειτουργίες και πρακτικές δεδομένων. Η ενημερωμένη Δήλωση Απορρήτου θα δημοσιεύεται στον ιστότοπό μας.
Για ουσιώδεις αλλαγές που ενδέχεται να επηρεάσουν σημαντικά τον τρόπο που το The Vault επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα, το The Vault θα παρέχει πρόσθετη ειδοποίηση, για παράδειγμα με ειδοποίηση email ή εμφανή ειδοποίηση στον ιστότοπο ή την πλατφόρμα μας, πριν τεθούν σε ισχύ οι αλλαγές.
Το The Vault σας ενθαρρύνει να αναθεωρείτε περιοδικά την παρούσα Δήλωση Απορρήτου για να παραμένετε ενήμεροι για το πώς χρησιμοποιούνται και προστατεύονται τα προσωπικά σας δεδομένα.